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Sistema de inscripciones en línea

Inscripciones en Linea adaptables a cualquier institución e integrado con circulares masivas.
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Descripción

El sistema de matrícula en línea de MásQueNegocios es una plataforma digital que permite a los usuarios registrarse y realizar su inscripción de manera virtual. Automatizando de esta manera el proceso de inscripción y permitiendo que los usuarios puedan completar el proceso desde cualquier lugar con acceso a internet.

Puede incluir herramientas para realizar pagos en línea, enviar confirmaciones de registro y generar informes sobre la participación de los usuarios, simplificando así el proceso de inscripción para los usuarios y administradores.

 

El Sistema de Inscripciones en Línea, es adaptable a cualquier institución y probado en unidades educativas de primaria y secundaria.

 

Beneficios para la institución

 
Aligera y automatiza
Reduce los cuellos de botella por medio de la digitalización, así se logra procesar muchos registros y archivarlos en la nube para ser administrados de forma fácil por la institución.
 
 
 
Integración con otros sistemas 
Se puede exportar los datos de las inscripciones, usuarios, entre otros reportes en formato CSV u otro formato personalizado; también se puede integrar por medio de servicios web o API Rest.
 
Economiza
Optimiza el manejo de los recursos durante la inscripción, impulsa el ahorro de papel, tiempo, además de maximizar el empleo del recurso humano.
 
 
 
Aumenta el prestigio de la institución
El sistema se adapta a la imagen de la institución, se presenta con una experiencia y diseño únicos, lo cual se traduce en incremento de confianza que sienten los representantes por la organización.
 
Plataforma de comunicación
Plataforma de comunicación masiva por E-mail y SMS (opcional) entre la institución y el usuario.
 
 
 
No más filas
Disminuye la afluencia y conglomeración de personas y adios a las filas en la institución, además al ser remoto permite aprovechar las ventajas de la Internet.
 
Diversos perfiles y roles
Se pueden crear roles y perfiles variados acorde a la necesidad de la institución o utilizar los predefinidos en el sistema. 
 
 
 
Página web básica (3 meses gratis)
Cupón para la creación de una página web básica auto-administrable, capaz de alojar todo tipo de contenidos acorde al interés de la institución e integrada al sistema de inscripciones.
 
Soporte
Acompañamiento en el proceso de inscripción e implementación del sistema; soporte en caso de imprevistos.
 
 
 
Más beneficios
Acceso como administrador, respaldos periódicos, configuración de métodos de pago, multi-lenguaje, integrable con Moodle, publicación de circulares (Opcional en página web), informes y mucho más.

 

Beneficios para representantes y estudiantes

 
Ahorra tiempo y dinero
Economiza dinero en pasajes, combustible, impresión en papel, insumos y fotografías; Evita el tráfico, cuellos de botella, largas filas, entre otros beneficios.
 
 
 
Métodos de pago 
Control de pagos cuando se requiera, integrable con pagos en línea u otros medios de pago como Nequi, transferencia bancaria, Daviplata, PSE, entre otros.
 
Disponible 24 horas / 365 días al año
Procesos de inscripción a la mano, fácil y remoto, ajustado a su tiempo en el plazo asignado. El sistema se aloja en servidores que garantizan la disponibilidad durante el período que dure el proceso de inscripción
 
 
 
Compatibilidad
Acceso fácil desde la comodidad del hogar, a través de dispositivos móviles, tabletas y computadores.
 
Plataforma de comunicación
Los representantes o usuarios reciben comunicación constante durante el proceso de inscripciones, tienen acceso al soporte de tanto a la institución como a nuestro departamento de soporte para atender casos excepcionales.
 
 
 
Diseño y experiencia únicos
Cada sistema tiene un diseño único y particular, una experiencia inmersiva especial para cada proceso de inscripción, nos gusta empoderar a la institución con herramientas tecnológicas usables y pragmáticas.

 

Enriquecemos experiencias en el sector educativo con tecnologías que facilitan la gestión de procesos

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Características

  • Usuarios
     
    Gestión de usuarios, roles y perfiles.
    Se puede crear, modificar y acceder con diversos perfiles / roles acorde a los requerimientos del plantel,  permite organizar y administrar de manera eficiente a los miembros de la comunidad educativa, brindando acceso personalizado a la información y funcionalidades pertinentes a cada rol. Esto contribuye a mejorar la comunicación, la eficiencia y el seguimiento académico dentro del plantel.
     
  • Acceso
     
    Disponibilidad y compatibilidad
    Por medio de internet durante el período de inscripciones podemos acceder desde dispositivos móviles, tabletas, computadores; podemos crear, modificar y acceder con diversos perfiles o roles, mediante la plataforma disponible las 24 horas, los 365 días al año.
     
  • Compatibilidad tecnológica
     
    Compatible con dispositivos móviles, tabletas y computadores.
    La compatibilidad  tecnológica es fundamental para garantizar la accesibilidad y comodidad de los usuarios, puesto que cuenta con un diseño responsive o adaptativo, lo que significa que se ajusta automáticamente al tamaño de la pantalla del dispositivo utilizado.
     
     
  • Acceso público
     
    Acceso público, privado y administrador
    Se presentan tres niveles de acceso, que dependen del grado de responsabilidad otorgado a cada usuario: Público está disponible para cualquier persona que visite el sitio web o plataforma de inscripciones en línea. El acceso privado está reservado para los solicitantes de inscripción, es decir, el estudiantado, por otra parte los administradores tienen privilegios especiales y funciones adicionales para gestionar el sistema y los datos de los solicitantes, como ver y administrar los formularios de inscripción enviados, revisar los documentos adjuntos, procesar pagos, entre otros.
     
  • Comunicación y Gestión
     
    Plataforma de comunicación masiva
    La plataforma permite gestionar y enviar comunicaciones automatizadas a los solicitantes por email, circulares, boletines y a través de SMS, durante y posterior al proceso de inscripción. Esto incluye notificaciones por correo electrónico o mensajes de texto para recordar fechas límite, informar sobre el estado de la inscripción o solicitar información adicional.
     
  • Auto-administrable
     
    Compatible con página web auto-administrable y también con sistemas LMS como Moodle.
    Al tener compatibilidad con una página web auto-administrable, el sistema de inscripciones en línea puede integrarse fácilmente en el sitio web existente del plantel educativo,  La compatibilidad con sistemas LMS como Moodle  facilita el seguimiento y la gestión de los estudiantes inscritos, así como la sincronización de datos relevantes, como cursos y horarios,  Esto ahorra tiempo y reduce la carga administrativa, permitiendo un proceso de inscripción más eficiente y preciso.
     
  • Adaptable
     
    Adaptable al nombre de dominio de la institución o función en sub-dominio de MásQueNegocios.
    Ofrece a la institución la capacidad de personalizar la URL del sistema de inscripciones para que coincida con el nombre de dominio del plantel educativo, de esta manera se refuerza la identidad de marca y se crea coherencia en la experiencia del usuario. Los solicitantes reconocerán fácilmente que están interactuando con la institución y se sentirán más seguros al proporcionar su información personal.
     
  • Administración
     
    Administración de inscripciones
    La administración de inscripciones en un sistema online es de vital importancia para asegurar un proceso eficiente y ordenado, facilita el proceso de inscripción tanto para los solicitantes como para el personal encargado, permite automatizar tareas repetitivas y minimizar la intervención manual.  Se eliminan procesos en papel, impresiones y actividades manuales, optimizando la eficiencia y reduciendo costos.
     
  • Gestión
     
    Gestión de estados del proceso de inscripción
    Es fundamental para mantener un seguimiento y control adecuado de cada etapa del proceso como: Pendiente, Revisión, Aprobado, Rechazado, Confirmado y Finalizado. Estos estados de gestión del proceso de inscripción pueden variar dependiendo de las necesidades y requisitos específicos de cada institución educativa, contribuyendo a una gestión eficiente y transparente del proceso de inscripción en línea.
     
  • Campos
     
    Campos en formularios personalizados
    Los campos en formularios personalizados permiten recopilar la información necesaria para el proceso de inscripción. Esto incluye datos personales como nombre, dirección, fecha de nacimiento, así como detalles específicos relacionados con el grado, programa o curso al que se está inscribiendo.
     
  • Adaptado a imagen
     
    Adaptado a imagen corporativa de la institución
    Ayuda a proyectar una identidad visual coherente y fortalece la imagen de la institución educativa, es fundamental para transmitir cohesión visual, profesionalismo, identificación institucional, consistencia de marca y diferenciación. Al alinear el diseño y la apariencia del sistema con la imagen corporativa, se fortalece la imagen de la institución y se mejora la experiencia de los solicitantes durante el proceso de inscripción.
     
     
  • Informes de inscripción
     
    Informes de inscripción básicos y adaptables a las necesidades de la institución.
    Los informes permiten realizar un seguimiento detallado del proceso, tomar decisiones informadas, evaluar la demanda, cumplir con los requerimientos normativos y generar mejoras continuas. 
     
  • Manejo de categorías
     
    Manejo de categorías y sub-categorías de inscripción.
    El manejo de categorías y subcategorías de inscripción en un sistema de inscripción en línea se refiere a la organización y clasificación de los diferentes programas, cursos o eventos disponibles para la inscripción. Facilita la navegación, personalización, el acceso a información relevante, gestión de datos y toma de decisiones informadas.
     
  • Tipo de inscripción
     
    Manejo de cualquier tipo de inscripción.
    Se refiere a la capacidad del sistema para administrar y gestionar diferentes tipos de procesos de inscripción, el manejo de cualquier tipo de inscripción en un sistema de inscripciones en línea implica la flexibilidad y adaptabilidad del sistema para gestionar diferentes procesos de inscripción. Esto incluye personalizar el flujo de inscripción, gestionar cupos y disponibilidad, comunicación automatizada, gestión de pagos y generación de informes, a  nivel de primaria, secundaria, universitaria, cursos, actividades extracurriculares, entre otros.
     
     
  • Métodos de pago
     
    Manejo de métodos de pago
    El manejo de métodos de pago en un sistema de inscripciones online, implica la integración de pasarelas de pago, la seguridad de las transacciones, un proceso de pago intuitivo, el registro y seguimiento de pagos, la generación de comprobantes de pago y la gestión de reembolsos y cancelaciones. Al contar con estas funcionalidades, se brinda una experiencia de pago confiable y conveniente a los solicitantes durante el proceso de inscripción.
     
  • Exportación de datos
     
    Exportación de Datos
    La exportación de datos en un sistema de inscripciones en línea implica el almacenamiento seguro de los datos, el acceso y administración adecuada, la exportación en diferentes formatos, la segmentación y filtrado de datos, el cumplimiento de normativas de privacidad y el respaldo regular de los datos.
     

¡Únete a la digitalización y automatización educativa usando el sistema de matrícula en línea!

Obtener información

Sistema de inscripciones: Beneficios comunes

Beneficios comunes

  •  
     
    Ahorro
    Ahorro de tiempo, recursos materiales, costos administrativos, reducción de errores, precisión en los informes y mejora en la experiencia de los solicitantes, además de contribuir significativamente a la economía familiar e institucional.
  •  
     
    Sostenibilidad
    Reduce el consumo de papel, disminuir la huella de carbono, ahorrar energía, promover un acceso global y equitativo, mejorar la eficiencia administrativa y facilitar la capacidad de adaptación y actualización.
  •  
     
    Comodidad
    Brinda facilidad y comodidad al ofrecer llenado de formularios rápido y sencillo, autocompletado de información, validaciones en tiempo real, confirmación y seguimiento, pagos online, soporte si lo requiere. 
  •  
     
    Proactividad
    Comunicación bidireccional, actualizaciones en tiempo real, digitalización y autogestión que agiliza la comunicación. Estas características permite, tomar acciones oportunas y tener mayor control sobre su proceso de inscripción.

Sistema de inscripciones: Que incluye

  •  
     
    Implementación y adaptación
    Es la incorporación del sistema a una institución educativa para facilitar y agilizar el proceso de inscripción de los
    estudiantes. Implica hacer ajustes de acuerdo a las necesidades y características de la institución y configurarlo
    para que se adapte a los diferentes tipos de inscripciones requeridos.
  •  
     
    Mejoras del sistema y actualizaciones
    Se refiere a la implementación de mejoras continuas y actualizaciones tecnológicas para optimizar el rendimiento
    y la funcionalidad del sistema. Esto incluye la corrección de errores, la incorporación de nuevas características y la
    adaptación a las necesidades cambiantes de la institución y los usuarios.
  •  
     
    Capa de soporte básica
    Es el soporte técnico para resolver problemas o brindar asistencia a los usuarios, la disponibilidad de servidores y
    recursos de almacenamiento para asegurar la estabilidad y seguridad del sistema, y la implementación de medidas
    de respaldo y recuperación de datos para evitar la pérdida de información.
  •  
     
    Alojamiento en la nube plan básico
    La utilización del servicio de almacenamiento en la nube para guardar y gestionar los datos del sistema. Esto
    proporciona flexibilidad y escalabilidad, permitiendo almacenar grandes cantidades de información de manera
    segura y accesible desde cualquier ubicación.
  •  
     
    Apoyo en estructuración del proceso de inscripción
    La asistencia y orientación proporcionada para organizar y diseñar eficientemente el flujo y los pasos del proceso
    de inscripción. Esto implica identificar los requisitos y etapas necesarias, establecer los campos y formularios
    adecuados, configurar las reglas de validación y personalizar el sistema según las necesidades específicas.
  •  
     
    Mejora continua
    Proceso constante de optimización y actualización del sistema para brindar una experiencia de inscripción más
    eficiente y satisfactoria. 
  •  
     
    Respaldos automáticos mensuales
    Realización periódica y automática de copias de seguridad de los datos almacenados en el sistema. Esto
    asegura que en caso de pérdida de información o falla del sistema, sea posible recuperar los datos actualizados
    hasta el último respaldo realizado.

Implementación del sistema de inscripciones

  • Instalación
     
     
    01
    Configuración y puesta en marcha de la plataforma tecnológica necesaria para permitir a los usuarios realizar inscripciones de manera digital.
  • Adaptación
     
     
    02
    Adaptación y personalización (incluye la información referente al instituto y el logo).
  • Gestión
     
     
    03
    Manejo y administración de la información recopilada durante el proceso de inscripción
  • Estructuración.
     
     
    04
    Organización y configuración de los elementos necesarios para su funcionamiento.
  • Personalización.
     
     
    05
    Adaptación del sistema a las necesidades y requisitos específicos de la institución educativa..
  • Pruebas.
     
     
    06
    Verificación y validación exhaustiva del funcionamiento del sistema antes de su implementación oficial.
  • Ajustes.
     
     
    07
    Modificaciones y configuraciones realizadas para mejorar el rendimiento y la funcionalidad del sistema.
  • Despliegue.
     
     
    08
    Puesta en marcha del sistema en un entorno de producción en servidores o en la nube, la configuración final.

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